Pengantar Sistem Informasi Manajemen Pegawai

Pencatatan data Kepegawaian

Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai.
Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.

Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan Pembinaan pegawai Negeri Sipil sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu:

• Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara manual , dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit almari khusus
• Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media Komputer

Berdasarkan keadaan di atas, dibangun suatu program aplikasi komputer yang kita namakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian disimgkat SIMPEG. Program ini memungkinkan kita menghimpun data tiap PNS, merekam perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (disebut database). Dari database tersebut bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi untuk membantu pembuatan kebijakan kepegawaian.

Pengertian SIMPEG

Yang dimaksud dengan SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.

Komponen dari SIM sendiri adalah:

1. Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

2. Teknologi Informasi (hardware dan software)

Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.

• Informasi
• Sumber Daya Manusia (brainware)

Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian.

Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

1. Sistem informasi dan aplikasi
2. Sarana komputer dan penunjang
3. Sarana komunikasi
4. Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana
5. Pembiayaan
6. Dukungan Manajemen

Tujuan dan Manfaat

Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan

1. Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS
4. Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

Manfaat SIMPEG

• Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.
• Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
• Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
• Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
• Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
• Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
• Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai)

Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)

• Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
• Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
• Dapat melakukan pertukaran data dan file
• Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung dalam jaringan komputer
• Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program E-mail atau Chatting
• Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.

  Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG

Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya dijabarkan menjadi 3 poin:

1. Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi

Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.

Untuk melihat peran Teknologi Informasi dalam pengolahan informasi dapat kita lihat pada tabel berikut:

PROSES PENGOLAHAN INFORMASI

Kegiatan-kegiatan Pengolahan Informasi	Uraian	Perangkat Teknologi Informasi
Capturing Information	Menangkap informasi	Input Technologies ( mouse, keyboard )
Conveying Information	Menampilkan/mempresentasikan informasi	Output Technologies (screen, printer)
Creating Information	Memroses informasi untuk memperoeh informasi yang baru	Sofware Technologies (word processing, expert system, aplikasi)
Cradling Information	Menyimpan Informasi	Storage Technologies ( hardisk, cd-rom, tape)
Communicating Information	Mengirim Informasi	Telco Technologies ( modem, satelit, telepon )

1. Sebagai pendorong inovasi

Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram dianggap sebagai cara tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel.

1. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang

Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data.
Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.

Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat. Hal ini bukan hal yang mustahil karena media penyimpanan berkapasitas dalam hitungan Terra byte sudah ditemukan.